Förderverfahren bei Begegnungen mit Frankreich

Antragssteller*in bestimmen

Der Antrag auf Förderung eines Projekts kann immer nur von einer der beteiligten Partner gestellt werden. Dieser Punkt ist in den Richtlinien des DFJW geregelt. Das DFJW unterscheidet dabei zwei Arten von Programmen:

Programm am Ort der Partner

Bei dieser Programmart gibt es nur für die anreisende Gruppe eine separate Unterbringung, während die Teilnehmer*innen der Gastgebergruppe zu Hause übernachten. Die Förderung gilt hier nur für die anreisende Gruppe. Liegt der Programmort in Frankreich so wird die deutsche Gruppe gefördert und dementsprechend stellt der deutsche Träger den Antrag und erhält die Förderung.

Programm am Drittort

Bei dieser Programmart gibt es für beide Gruppen eine gemeinsame Unterbringung an einem neutralen Ort, der sich aber auch in der Nähe der Organisation befinden kann. Entscheidend ist nicht die Geografie, sondern die gemeinsame Unterbringung. Gefördert werden hier beide Gruppen, auch bezüglich der Fahrtkosten. Liegt der Drittort in Deutschland, stellt der deutsche Träger den Antrag für die Förderung beider nationaler Gruppen.

Antrag stellen

Der Antrag muss auf dem vom DFJW vorgegebenen Formblatt gestellt werden. Das Antragsformular muss möglichst vollständig ausgefüllt werden. Ungenaue oder fehlende Angaben führen zu Rückfragen. Dadurch kommt es zu Verzögerungen in der weiteren Abwicklung. Der Antrag muss vom Träger rechtsverbindlich unterschrieben sein. Eine schriftliche Projektbeschreibung ist beizufügen. Antrag und Projektbeschreibung sind bei der aej/ESG-Geschäftsstelle einzureichen.

Die eingegangenen Anträge werden von der aej/ESG-Geschäftsstelle geprüft und anschließend an das DFJW weitergeleitet.

Förderzusage

Eine offizielle Förderzusage kann frühestens Ende Februar oder Anfang März erteilt werden, wenn feststeht, ob für das Projekt ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.

Erfahrungsgemäß liegt die Zuweisung zunächst deutlich unter dem gemeldeten Bedarf. In der Regel gleicht sich das im Laufe des Förderverfahrens wieder an.

Falls eine geplante Maßnahme nicht durchgeführt werden kann oder sich geringerer Bedarf an Fördermitteln abzeichnet, ist die aej/ESG-Geschäftsstelle zeitnah darüber zu informieren.

Das DFJW passt das Budget, das der aej/ESG-Geschäftsstelle für die Förderung von Maßnahmen zur Verfügung steht, im Lauf des Jahres an die aktuelle Finanzsituation an. Dadurch kann es im Einzelfall vorkommen, dass eine Förderzusage erst nach Beendigung einer Maßnahme erfolgt. Leider ist auch nicht auszuschließen, dass Maßnahmen, die nicht vorangemeldet waren und erst zu einem späten Zeitpunkt im Verlauf des Jahres beantragt wurden, nicht gefördert werden können, wenn das der aej/ESG-Geschäftsstelle zugeteilte Budget nicht ausreicht.

Verwendungsnachweis einreichen

Nach Abschluss der geförderten Maßnahme ist der örtliche Träger verpflichtet einen Verwendungsnachweis über die erhaltenen Fördermittel bei der aej/ESG-Geschäftsstelle einzureichen. Der Verwendungsnachweis wird geprüft und anschließend an das DFJW weitergeleitet. Nachfragen bei unklaren Positionen im Verwendungsnachweis können vorkommen.

Wenn das DFJW die Prüfung abgeschlossen hat, erhält die aej/ESG-Geschäftsstelle eine endgültige Bewilligung zu der abgerechneten Maßnahme. Auf dieser Grundlage erhält der Träger eine Endabrechnung. Außerdem wird der noch ausstehende Restbetrag an Fördermitteln überwiesen.

Damit ist die Maßnahme abgeschlossen.

Aufbewahrungsfristen

Träger geförderter Maßnahmen sind verpflichtet, alle förderrelevanten Unterlagen (Belege, Quittungen etc.) sechs Jahre lang aufzubewahren und für den Fall einer Prüfung durch DFJW, Bundesrechnungshof oder aej bereitzuhalten.

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